So bringst du Ordnung in deinen Papierkram
Rechnungen, die jährliche Steuererklärung, Kontoauszüge und verschiedene Verträge – all das muss irgendwo sicher und auffindbar aufbewahrt werden. Es gibt viele Möglichkeiten, unsere Dokumente zu verwalten. Online-Banking, digitale Rechnungen und Apps können uns helfen, unsere Dokumente zu organisieren. Gleichzeitig kommen in der Schweiz viele Dokumente nach wie vor per Post. Es gilt also, ein funktionierendes System zu etablieren.
Erste Entscheidung: digital oder physisch?
Meine Empfehlung zum Anfangen ist, die Entscheidung zu treffen, ob man alles digital oder alles physisch ablegt. Ein zentraler Ort und regeln, wie Dokumente gehandhabt werden. Meiner Erfahrung nach ist es am einfachsten, wenn man nach dem entweder-oder-Prinzip fährt. Entweder alle Dokumente digital ablegen oder alles physisch in Ordnern verstauen.
So behält man den Überblick
1. Sortiere deine Dokumente
Verschaffe dir einen Überblick! Sortiere deine Dokumente nach Kategorien. Du kannst sie beispielsweise nach Art (Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen) oder Datum ordnen. Wichtig ist, dass du eine Methode findest, die für dich funktioniert und diese beibehältst.
Am Anfang kann es unübersichtlich aussehen, wenn du alle Dokumente ausbreitest, aber das ist normal. Es braucht etwas Platz und Zeit, um alle Dokumente zu sortieren. Doch im nächsten Schritt wird es besser. Oftmals ist die Hürde am Anfang sehr groß, da es nach einem grossen Chaos aussieht. Doch es handelt sich lediglich um Fleissarbeit. Wenn du die nächsten Schritte befolgst, wird es in Zukunft viel einfacher sein, den Überblick über deine Finanzen zu behalten.
2. Erstelle ein System
Beschrifte jetzt die verschiedenen Stapel, die du zuvor erstellt hast. Verwende ein einheitliches System, das es dir ermöglicht, das gewünschte Dokument schnell zu finden. Wende die Beschriftungen auf die gewählte Ablageform an. Wenn du eine Privatperson bist, sind Ordner in der Regel die beste Wahl. Innerhalb des Ordners kannst du die Register mit Kategorien oder Daten beschriften.
Farben können dabei helfen, den Überblick zu behalten.
Wenn mehrere Ordner ähnliche Dokumente enthalten, kann es hilfreich sein, diese mit unterschiedlichen Farben zu kennzeichnen, um den richtigen Ordner schneller zu finden.
Übrigens ist es genau so wichtig, auf dem Konto Ordnung zu halten, wie im Papierkram. Deshalb bietet sich ein Kontenmodell an. Was diese sind und was ein Kontenmodell bringt, liest du im Artikel.
3. Eine zentrale Ablage einrichten
Du solltest eine zentrale Ablage für alle wichtigen eingehenden Dokumente einrichten. Das kann ein einfacher Stapel oder eine Schublade sein, in der du die Dokumente sortierst. Hier kannst du mit Kategorien wie “dringend”, “zu bezahlen” oder “zur Ablage” arbeiten. Etabliere eine Routine für dich, wie du mit den verschiedenen Dokumenten umgehst, die auf verschiedenen Wegen (E-Mail, E-Bill, per Post) eintreffen.
Es ist wichtig, dass du immer weisst, wo du ein Dokument finden kannst, wenn du es brauchst.
4. Digitalisiere deine Dokumente
Heute ist es wichtig, auch digital alles gut zu organisieren. Es gibt viele Tools und Apps, die dabei helfen können, z.B. Evernote, Dropbox oder Google Drive. So können wichtige Dokumente auch im Notfall schnell und einfach gefunden werden.
Stell dir vor, du bist im Ausland unterwegs und dein Pass wird gestohlen. Dann ist es sehr praktisch, wenn du per Handy auf eine Passkopie auf Dropbox zugreifen kannst.
Bei der digitalen Ablage ist es wichtig, regelmässige Backups durchzuführen, um Datenverluste zu vermeiden. Eine Möglichkeit wäre, eine externe Festplatte oder einen Cloud-Speicher zu verwenden.
5. Nicht vergessen: Sicherheit
6. Etabliere eine Routine
Kontrolliere nun regelmässig deine im 3. Schritt eingeführte zentrale Ablage. Trag dir einen wiederkehrenden Termin in deinen Kalender ein, damit du nicht vergisst, den Stapel durchzugehen. Wie oft du das machst, ist individuell, aber es ist empfehlenswert, den Stapel mindestens einmal im Monat komplett durchzugehen.
Dieser Schritt ist sehr wichtig, damit du nicht wieder vor einem unüberwindbaren Chaos stehst. Vielleicht motiviert es dich, den Termin als “Money Date” zu bezeichnen, deine Lieblingsmusik beim Sortieren zu hören oder dir nachher ein Glas Wein zu gönnen.
7. Halte nun Ordnung
Der Trick ist also, die Ordnung beizubehalten. Räume regelmässig auf: Einmal im Jahr solltest du deine Unterlagen durchgehen und alles, was du nicht mehr benötigst, entsorgen.
Es gibt in der Schweiz keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen, aber achte darauf, keine Dokumente wegzuwerfen, die noch relevant oder schwer zu finden sind. Dazu gehören z.B. Steuererklärungen, Lohnausweise, Meldebescheinigungen, Urkunden und Zeugnisse. Es ist ratsam, diese Dokumente länger aufzubewahren, damit du später bei Fragen oder Unklarheiten darauf zurückgreifen kannst.
8. Hole dir Hilfe
Wenn man sich unsicher ist oder Schwierigkeiten hat, seine Dokumente zu organisieren, kann man sich auch professionelle Hilfe holen. Eine Steuerberaterin oder ein Aufräumcoach kann hierbei wertvolle Unterstützung bieten.
